Depuis le 1er janvier 2018, les professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients particuliers avec un logiciel ou système de caisse doivent utiliser un logiciel certifié et sécurisé. Les logiciels en vigueur doivent être inaltérables, sécurisés, fiables.
L’administration fiscale réalisera prochainement des contrôles sur ces logiciels ou systèmes de caisse afin de s’assurer de leur conformité.
Comment justifier de l’obligation de conformité des logiciels de caisse ?
- Soit par un certificat délivré par un organisme accrédité (AFNOR/INFOCERT, LNE)
- Soit par un attestation individuelle, nominative, délivrée par l’éditeur du logiciel ou du système de caisse (selon le modèle de l’administration fiscale)
Il est rappelé que les entreprises qui ne respectent pas cette obligation encourent une sanction s’élevant à 7 500 € par version de logiciel ou système de caisse utilisé et non conforme et qu’elles disposent d’un délai de 60 jours pour régulariser leur situation.
De plus les entreprises devront tenir à la disposition de l’administration fiscale les données de caisse (conservation et archivage) qui devront être concordantes avec les écritures enregistrées dans le journal de caisse.
Si la caisse est tenue sur un cahier de caisse papier, il n’y a pas d’obligation de passer à un système informatique.
Attention, la facturation et la tenue de la caisse sur un fichier de type Excel ne sont plus tolérées par l’administration fiscale.